Lehet, hogy kell valami - Az igények megjelenése

"Vakarjuk azt, ami viszket"

A fejlesztési igények jöhetnének egy részletesen felépített stratégiából, komoly szűrési és jóváhagyási folyamatok eredményeként - de mi most ezzel nem foglalkozunk, hiszen ez egy idilli állapot: aki ebben a szerencsés helyzetben van, már lapozhat is a következő fejezetre. A többiek maradjanak: az igények a valóságban ritkán érkeznek stratégiai köntösben. Jellemzően három formában jelennek meg.

Általános elégedetlenség. Gyakran elhangzik:

• 'Kellene egy rendszer'
• 'Azért nem megy jól a munka, mert nem jó a rendszerünk'
• 'Le kellene cserélni a rendszerünket, mert rossz (régi, lassú, csúnya, stb.)'

A rendszerbevezetés szempontjából az első a legszerencsésebb állapot: a leendő felhasználók szeretnének valamit, hajlandóak részt venni benne, és alacsonyak az elvárásaik. A második és a harmadik óvatosságra int: ott a rendszer gyakran csak bűnbak, és mielőtt cserébe kezdenénk, érdemes megnézni, tényleg a rendszer-e a beteg - erről mindjárt szó lesz az üzleti fájdalomnál.

Konkrét rendszer-igény. Felismerhetik az adott területen dolgozók, hogy szükségük van valamilyen támogatásra, és néhányan korábban már dolgoztak is a 'vágyott' rendszerrel. Ez rendkívül kényelmes, ugyanakkor veszélyes helyzet: általában kimondottan egy megoldást szeretnének azok a dolgozók, akik a projekt bajnokaiként (a füzetben őket hívjuk HERO-nak: az a kulcsember, aki személyes ügyének tekinti a rendszert, húzza magával a többieket, és akin a bevezetés sikere múlni fog) vihetik sikerre a későbbiekben a projektet. Ha egy körültekintő kiválasztás végén másik megoldás győz, az elkedvetlenítheti őket - elveszíthetik azt az érzést, hogy ez az ő gyerekük. Ezért fontos, hogy a teljes kiválasztásban részt vegyenek, rálátásuk legyen: ha a folyamat nyílt volt, a bajnok a másik győztest is a magáénak fogja érezni. Az ilyen kezdeményezéseket célszerű megfelelő mederben tartva támogatnunk, mert ha az alulról jövő rendszerbevezetési törekvés vezetői támogatással társul, az a projekt szinte kivétel nélkül sikeresen zárul.

Üzleti 'fájdalom'. Sok esetben azt sem tudjuk pontosan, hogy IT rendszerre van-e szükségünk - csak érezzük, hogy a működésünk, a hatékonyságunk nem megfelelő. Ilyenkor mielőtt IT rendszerekben gondolkodnánk, célszerű megvizsgálni a folyamatainkat: hátha pusztán azokkal, rendszer nélkül is kezelhető a fájdalom. Egy rossz folyamat informatizálva nem jó folyamat lesz, hanem gyors rossz folyamat. Ha viszont azt látjuk, hogy az adatok folyamatos (online) rendelkezésre állására, nagyobb transzparenciára, nyomonkövethetőségre van szükségünk, akkor jó eséllyel itt az ideje, hogy belevágjunk egy IT kiválasztásba és bevezetésbe.

Bárhonnan érkezett is az igény, a következő lépés előtt egy pillanatra álljunk meg, és tegyük félre a legveszélyesebb gondolatot, ami ilyenkor szinte reflexből megjelenik: hogy a mi helyzetünk egészen biztosan egyedi. Nem az - és hogy miért jó ez nekünk, arról szól a következő fejezet.